Les Emails sont mes amis: le traitement par lot

Série: Les Emails sont mes amis Épisode 1: le traitement par lot

Arrêter une tâche en cours pour lire un email, et éventuellement le traiter, puis revenir à ce qu’on faisait, est source de grandes pertes de temps et de concentration.

En plus d’être moins efficace à ce qu’on fait, on devient esclave du dernier email. Il se crée une forme d’urgence à traiter le dernier entrant, sans rapport avec une quelconque notion de priorité.

Une bonne méthode pour casser ce cercle de dépendance, être plus efficace dans la gestion de ces emails, gagner du temps et être meilleur sur son travail au quotidien, est de traiter ses emails par lot. Le traitement les emails entrants se fait suivant un planning précis (cela peut être toutes les deux heures, cela dépend de l’activité de chacun) et par lot avec une méthode efficace (ex: les 4D)

Cela implique deux choses:

1. ne pas être interrompu par l’arrivée d’emails réguliers

2. Garder la possibilité d’être prévenu de l’arrivée d’emails importants (hiérarchie, sujet)

Outlook permet de mettre en place ces deux possibilités, vous facilitant ainsi le traitement par lot.

1. pour ne pas être interrompu, il faut désactiver les alertes.

Dans Outlook 2010, il faut aller dans Fichier puis Options. Cliquer ensuite sur Courrier dans la partie gauche et aller à la section « réception d’un message ». Décocher les alertes sonores ainsi que celles qui s’affichent sur le Bureau, afin de ne plus être interrompu lors de l’arrivée de nouveaux messages.

2. Afin de pouvoir toujours être averti d’emails importants, il faut créer des d’alertes

Isoler à une ou deux les personnes ou motifs qui justifient de vous interrompre dans votre travail. Aller en suite dans Règles (sur le bandeau Accueil dans Outlook 2010), puis Gérer les règles et alertes, Créer une nouvelle règle. Dans la nouvelle fenêtre ouverte, sélectionner « émettre un signal sonore lorsque je reçois un message d’une personne spécifique », puis Suivant.

Dans cette nouvelle partie, vous pouvez aussi cocher la case concernant un mot spécifique dans le champ objet, si vous attendez des emails urgents concernant un sujet bien particulier.

Dans l’étape 2 vous allez pouvoir choisir la(les) personne(s) concernée(s) en choisissant dans vos contacts ou simplement en rentrant l’email de la personne. Puis vous pourrez ensuite choisir le signal sonore qui vous serez lié à cet alerte (de préférence utilisez les fichiers média Windows plutôt qu’un musique que vous ne pourrez pas arrêter).

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Terminer.


Featured Posts
Recent Posts
Search By Tags
Pas encore de mots-clés.
Follow Us
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square